Grundsätzlich unterscheidet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zwischen drei Organen – dem Hausverwalter, dem Verwaltungsbeirat sowie der Eigentümerversammlung. Nur wenn diese drei Organe ordnungsgemäß miteinander zusammenarbeiten und ihren Aufgaben nachgehen, kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft funktionieren.
Welche Aufgaben, Rechte und Pflichten den jeweiligen Organen zukommen, erläutern wir Ihnen im Folgenden näher.
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Der Hausverwalter
Der Kauf einer Immobilie bringt vielfältige Verwaltungstätigkeiten mit sich. Viele Wohnungseigentümergemeinschaften entscheiden sich daher für die Bestellung eines Hausverwalters, der für sie die Verwaltungsarbeit leistet. Der Verwalter übernimmt die Rolle des Vertretungsorgans und vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft zunächst uneingeschränkt gerichtlich sowie außergerichtlich. Eine Ausnahme stellen Grundstückskauf- und Darlehensverträge dar, hierfür bedarf es einer gesonderten Beschlussfassung durch die Eigentümer.
Rechte und Pflichten
Im Wohnungseigentumsgesetz werden die Rechten und Pflichten eines Verwalters geregelt. Unter anderem gehört hierzu die unverzügliche Durchführung der auf einer WEG-Versammlung getroffenen Beschlüsse, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder, sowie die Erstellung der Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Vermögensberichte. Diese im Gesetz geregelten Rechte und Pflichten sind unabdingbar, der Verwalter kann also in seinen Aufgaben nicht eingeschränkt werden. Weitere Rechte und Pflichten des Hausverwalters können bei Bedarf auch in der Gemeinschaftsordnung oder in einem individuellen Verwaltervertrag geregelt werden.
Bestellung und Abberufung des Hausverwalters
Nach der Begründung von Wohnungseigentum darf der Verwalter auf höchstens drei Jahre bestellt werden. Den ersten Verwalter bestimmt in der Regel der das Objekt aufteilende Gebäudeeigentümer. Alle folgenden Verwalter können auf fünf Jahre von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt werden. Einen Verwalter erneut zu bestellen ist ebenfalls zulässig, hierzu bedarf es allerdings eines erneuten Beschlusses der Eigentümer. Dieser kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden.
Der Verwaltervertrag endet meist mit dem Ablauf der Bestellungszeit, es sei denn, die Wohnungseigentümer entscheiden sich für eine Abberufung des Verwalters. Seit der WEG-Reform vom 01.12.2020 ist dies nicht länger an das Vorliegen eines wichtigen Grunds gebunden. Der Verwalter kann zu jeder Zeit ohne einen Grund abberufen werden, hierzu ist lediglich die Abstimmung mit einer einfachen Mehrheit durch die Wohnungseigentümer erforderlich. Entscheidet sich die Mehrheit der Eigentümer für die Abberufung, so endet der Verwaltervertrag automatisch nach Ablauf von sechs Monaten nach der Abberufung.
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Verwaltungsbeirat als Aufsichtsorgan
Durch einen Mehrheitsbeschluss kann die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer über die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen, welcher als Aufsichtsorgan fungiert. Grundsätzlich können lediglich Wohnungseigentümer in den Beirat gewählt werden, dabei ist es unbedeutend, ob es sich um Wohnungs- oder Teileigentümer handelt. Die Mitgliederzahl des Beirats kann dabei durch die Gemeinschaft frei bestimmt werden.
Die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats besteht vor allem darin, den Verwalter bei der Durchführung seiner Arbeit zu unterstützen und zu überwachen. Hierzu zählt beispielsweise die Einholung eines Kostenvoranschlags für eine geplante Baumaßnahme. Zudem soll der Beirat die vom Verwalter erstellten Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne vor einer Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen.
Wurde für die Wohnungseigentümergemeinschaft kein Verwalter bestellt oder weigert sich dieser pflichtwidrig eine Versammlung einzuberufen, so kann diese Aufgabe ebenfalls vom Beiratsvorsitzenden oder seinem Vertreter übernommen werden.
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Die Wohnungseigentümerversammlung
Die Wohnungseigentümerversammlung stellt das Willensbildungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft dar. Auf dieser Versammlung können die Eigentümer die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums durch Beschlüsse zu verschiedensten Angelegenheiten regeln. Hierzu zählen insbesondere Angelegenheiten der laufenden Verwaltung, wie beispielsweise Regelungen für den Gebrauch des gemeinschaftlichen Eigentums sowie Instandhaltungen oder bauliche Veränderungen. Die Versammlung der Wohnungseigentümer muss mindestens einmal im Jahr einberufen werden. Sollte es erforderlich sein, kann diese auch häufiger stattfinden. Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer sind zu der Versammlung einzuladen. Ein zukünftiger Eigentümer, also ein Käufer, der noch nicht ins Grundbuch eingetragen wurde, kann nur mit der Vollmacht des noch im Grundbuch eingetragenen Eigentümers an der Versammlung teilnehmen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die Teilungserklärung eine Teilnahme erlaubt.
Die Vorbereitung, Einberufung sowie die Leitung der Versammlung zählen ebenfalls zu den wesentlichsten Aufgaben des Verwalters.
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